Добрый день, уважаемые коллеги, уважаемые присутствующие! Тема моего выступления, она такая внутренняя, прежде всего касающаяся исключительно избирательных комиссий, и, может быть, немного будет неинтересна иным лицам, присутствующим на совещании.
Хочу затронуть тему совершенствования управления документами, а именно развитие электронного документооборота в системе избирательных комиссий Российской Федерации. Данная деятельность является важным инструментом модернизации механизма государственного управления.
В своем выступлении на первом заседании Совета по развитию информационного общества при Президенте Российской Федерации, Президент Российской Федерации Д.А. Медведев критически отозвался о развитии электронного документооборота в России. В частности, он отметил, что на рассылку бумаги уходит тысячи тонн этой бумаги, и они длительное время путешествуют у нас по министерствам и ведомствам, по регионам, идут большие затраты и расходы на почтовое сообщение. В связи с этим были приняты и скорректированы планы Правительства, и в соответствии с этими планами к 2012 году 60 процентов документооборота в целом по Российской Федерации должно перейти на безбумажную форму, то есть на электронную форму. С учетом географии и числа избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, сроков рассмотрения этих документов, особенно в период избирательных кампаний, а эти сроки, вы сами все знаете, очень небольшие, проблема информационного обмена в системе избирательных комиссий стоит очень остро.
Начало работ в данном направлении определяется 2007 годом, когда наши технологии позволили отправлять электронные копии документов из ЦИК России в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации при помощи программного изделия «Дело» подсистемы ГАС «Выборы». Данная технология заключается прежде всего в пересылке электронных регистрационных карточек документа с прикреплением к ней сканированным образом документа, воспроизводящего все его реквизиты. Учитывая, что информация, переданная по каналам ГАС «Выборы», является достоверной, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации полагает (думаю, что вряд ли есть какие–то возражения), что использование копий этих документов, получаемых с ее помощью, является, с нашей точки зрения, правомерным. В том числе при предъявлении этих документов в иных инстанциях.
Сразу оговорюсь, мы не планируем вообще отказаться от пересылки документов в бумажном виде, но все-таки планируем эту пересылку сделать минимальной. То есть по большинству направлений ее минимизировать. Надо сказать, что на первоначальном этапе отдельные избирательные комиссии субъектов Российской Федерации, ссылаясь на отсутствие у них соответствующего программного обеспечения, документы, получаемые в графическом формате из программного изделия «Дело», не распечатывали.
На сегодняшний день была проведена доработка, откорректирована конструкторская документация. Соответствующий редактор был поставлен всем избирательным комиссиям и вопросов о наличии реквизитов, копиях документов, направляемых посредством ПИ «Дело», больше не возникало.
Немного цифр. Всего с октября 2007 года по настоящее время ЦИК России было направлено в субъекты Российской Федерации 1210 документов, из них постановлений и выписок из протоколов ЦИК России – 657, распоряжений – 69, иных исходящих документов – 484.
Данная технология позволила существенно увеличить оперативность передачи информации в избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации и привела к значительной экономии денежных средств за счет экономии бумаги и почтовых расходов. Я могу сказать, что даже рассылка через фельдсвязь, которую мы осуществляем (ведь до отдельных субъектов срок, который берет федеральная служба связи, это 7 дней), это достаточно большой срок. Эти документы теперь вы, как правило, получаете на следующий день после подписания.
Еще раз хочу подчеркнуть и обратить ваше внимание, что если из ЦИК России поступает просьба, к сожалению, пока могу сказать, мы достаточно часто запрашиваем от вас какую–то информацию именно в бумажном виде и просим направлять ее в электронном, на конкретный электронный ящик. Просьба не дублировать ее в бумажном варианте, если это специально не оговаривается в письме. К сожалению, не скажу много, но количество это сокращается. По Приволжскому федеральному округу нет таких проблем, но часто субъектовая комиссия направляет информацию в электронном виде, через неделю мы получаем еще большую гору этого документа в бумажном виде. Не нужно этого делать. Если что, мы лучше запросим дополнительно.
Проведенный анализ практики передачи этих документов при помощи ПИ «Дело» выявил ряд недостатков в работе комиссий. В частности, вся переданная корреспонденция принимается, открывается для последующей работы посредством программы MS Outlook, но регистрация, к сожалению, в программном изделии «Дело» не производится или прием и регистрация переданной корреспонденции производится с опозданием или выборочно. Я не буду называть избирательные комиссии Приволжского федерального округа, у нас были небольшие недоработки в этой части, и насколько я знаю, письма соответствующие члены моей комиссии рассылали, они все получили, и на сегодняшний день этих проблем нет.
На что хотел бы обратить внимание. Прежде всего, на необходимость своевременного открытия этих электронных сообщений. У нас есть негативный пример. Да, это связано с праздниками. 30 декабря ЦИК России было принято постановление, оно касалось пяти избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, в которых должны были пройти электронные опросы. К сожалению, открытие этой корреспонденции осуществлялось, начиная с 5 января, а одна комиссия умудрилась открыть это сообщение 14 января, когда сроки предоставления нам обратных документов уже прошли. Еще раз обратите внимание своих руководителей информационных центров на то, чтобы они ежедневно в рабочие дни проверяли электронную почту.
В рамках развития электронного документооборота в 2009 году планируется организация двухстороннего обмена копиями документов в электронном виде между ЦИК России и избирательными комиссиями субъектов Российской Федерации. В 2010 году мы попытаемся внедрить технологию индивидуального и поточного сканирования документов ПИ «Дело» и в целях работы с электронными образцами документов, что позволит отказаться от копирования документов при передаче его исполнителям.
В связи с эти обращаюсь к руководителям избирательных комиссий проявлять большую заинтересованность в этой работе, активно вносить предложения по автоматизации отдельных делопроизводственных процессов и активизации развития электронного документооборота в целом.
Для отработки организационных и технических вопросов, связанных с решением задачи по двустороннему обмену документами, с 14 апреля по 15 мая была организована опытная зона по двустороннему обмену корреспонденцией между ЦИК России и субъектами. В этом эксперименте из вашего округа участвовала Избирательная комиссия Нижегородской области. Сразу скажу, выявлены недостатки, есть организационные проблемы, а также проблемы программного обеспечения. В ближайшее время мы постараемся устранить это и выйти, наверное, к 2010 году на такой электронный документооборот между ЦИК России и избирательными комиссиями субъектов Российской Федерации в целом по всем направлениям.
Остановлюсь кратко на одном из перспективных направлений обеспечения сохранности документов и организации их использования, а именно – на электронном архиве документов.
Центральный архив ЦИК России с 1999 года начал и продолжает создание страхового фонда документов постоянного хранения в системе электронного архива ЦИК России. В настоящее время размещается полнотекстовый страховой фонд документов постоянного хранения и электронные копии документов, необходимых для практической работы ЦИК России за 1993–2000 годы (примерно 1813 архивных дел на 610 тысячах листов) и печатные издания ЦИК России за 1993–2008 годы.
В настоящий момент успешно функционирует архив ПИ «Дело». Модуль «Архив» позволяет вести в электронном формате номенклатуру дел, формирование, систематизацию, оформление дел, подготовку их к сдаче в архив, а также осуществлять поиск документов по запросам, что, к сожалению, в бумажном варианте при всей налаженности работы вызывает иногда проблемы. В 2010 году мы планируем переход на новую, более совершенную версию модуля «Архив» и в дальнейшем внедрение этой версии в избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации.
Обращаю ваше внимание еще раз на вопросы внедрения поточного сканирования документов. Это вызовет пересмотр работы избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, в частности документооборота как с территориальными избирательными комиссиями, так и в самой избирательной комиссии субъекта Российской Федерации. Потребует наладить систему учета электронных документов, передаваемых при помощи программного обеспечения. С учетом этого мы планируем в 2010 году провести обучение сотрудников, делопроизводителей в избирательных комиссиях примерно в ноябре – декабре 2010 года на базе ЦИК России для того, чтобы к федеральным выборам 2011–2012 годов у нас все избирательные комиссии могли перейти на электронную форму документооборота на всех уровнях избирательных комиссий, от территориальной избирательной комиссии до ЦИК России.
Я остановился на некоторых моментах организации делопроизводства в своем выступлении, потому что в целом эта работа в комиссиях, наши проверки это подтверждают, отлажена неплохо. Есть отдельные проблемы с устаревшими технологиями ведения документооборота. До сих пор не могут перейти даже элементарно на компьютерное ведение дел, используются журналы. Поэтому я прошу председателей избирательных комиссий субъектов Российской Федерации проявить инициативу, посмотреть у себя эти моменты и не забывать, что электронный документооборот – это прежде всего облегчение нашей работы, в том числе в условиях нынешней ситуации, в условиях кризиса. Это хоть небольшое, но возможное сокращение расходов. Спасибо.
Ивлев Л.Г.:
Спасибо, Николай Евгеньевич. Вопросы? Нет.
Продолжим нашу работу.
Слово предоставляется Колюшину Евгению Ивановичу.